Il DDT accompagna la merce e dichiara cosa il fornitore sostiene di aver spedito. Il carico a magazzino serve a verificare che sia vero e a trasformare quelle righe in giacenza. Chi salta il controllo finisce per vendere stock che non esiste o per pagare fatture su capi mai arrivati.
Il confronto tra DDT e ordine
Prima di registrare qualsiasi cosa, il DDT va confrontato con l'ordine di acquisto riga per riga. Le verifiche sono tre: il modello è quello ordinato, la quantità corrisponde, il costo concordato è rispettato. Nel fashion il confronto si fa a livello di variante, non di modello. Sapere che sono arrivati 10 chino blu non basta: conta quante 46, quante 48 e quante 50 ci sono davvero nei colli.
La registrazione riga per riga
Ogni riga del carico corrisponde a una variante: modello, colore, taglia, EAN, quantità e costo. Un estratto tipico:
| Modello | Colore | Taglia | EAN | Qtà DDT | Qtà ricevuta |
|---|---|---|---|---|---|
| Chino 502 | Blu | 48 | 8012345678903 | 3 | 3 |
| Chino 502 | Blu | 50 | 8012345678910 | 2 | 1 |
| Oxford 118 | Bianco | M | 8012345678927 | 4 | 4 |
Inserire queste righe a mano costa caro. Un DDT di 15 modelli in 3 colori e 5 taglie arriva a 225 righe: a 20 secondi l'una sono oltre 75 minuti per un solo documento, errori di battitura esclusi. Un EAN digitato male oggi diventa una variante fantasma che sporca l'inventario per mesi. Per questo conviene partire dal documento stesso, non da una tastiera.
Corto consegnato ed ecceduto
Le differenze sono la norma, non l'eccezione. I casi da gestire:
- Corto consegnato: il DDT dichiara 2 pezzi in taglia 50, nel collo ce n'è 1. Si registra la quantità reale e si segnala al fornitore per nota di credito o consegna successiva.
- Ecceduto: arrivano capi in più o taglie mai ordinate. Si decide se tenerli o renderli, ma la giacenza deve riflettere ciò che è fisicamente in negozio.
- Variante diversa: ordinato blu, arrivato blu navy con un altro EAN. Va registrato il codice reale, altrimenti la cassa non lo riconoscerà allo scontrino.
La regola è una sola: lo stock registrato segue la merce toccata con mano, la contestazione al fornitore viaggia su un binario separato.
Come lo gestisce Agilo
Con Agilo il DDT non si ricopia: carichi il PDF, anche scansionato, oppure il CSV o l'Excel del fornitore, e l'AI estrae prodotti, varianti taglia e colore, EAN e prezzi. Se della stessa spedizione hai anche ordine e fattura, Agilo riconcilia i documenti in un unico carico ed evidenzia le differenze. Alla chiusura del carico l'inventario si aggiorna da solo.