Le domande operative di chi gestisce un magazzino moda, con una risposta diretta in apertura e il dettaglio subito dopo.
Il DDT (documento di trasporto) accompagna la merce e descrive cosa è stato spedito: articoli, quantità, colli. La fattura è il documento fiscale e dice quanto devi pagare, con prezzi, IVA e scadenze. Spesso non coincidono, per consegne parziali o prezzi diversi dall'ordine. Per questo in ricezione conviene riconciliare ordine, DDT e fattura riga per riga.
L'EAN è il codice a barre univoco a livello mondiale, assegnato tramite il circuito GS1 a ogni singola variante di prodotto: è uguale per tutti i rivenditori. Lo SKU è invece un codice interno che ogni azienda definisce come preferisce. Un articolo moda genera molte varianti taglia e colore: ognuna ha il proprio EAN, mentre lo SKU segue le regole di chi lo crea.
Nel contrassegno il corriere incassa l'importo dell'ordine alla consegna e lo riversa al negozio, di solito entro 7-20 giorni e con un supplemento di 3-6 euro a spedizione. L'importo da incassare va comunicato al corriere al momento dell'acquisto dell'etichetta. In Italia resta richiesto da una parte dei clienti, ma i tassi di rifiuto sono più alti rispetto al pagamento anticipato.
Un listino B2B nella moda è l'elenco dei prezzi all'ingrosso che un brand o un distributore applica ai rivenditori. Parte dal costo del prodotto, applica un ricarico e indica quasi sempre anche il prezzo al pubblico consigliato. Cambia per stagione, per canale e a volte per singolo cliente, con sconti legati a quantità e condizioni di pagamento.
Per caricare una bolla (DDT) a magazzino si confronta il documento con l'ordine di acquisto, si controlla la merce ricevuta e si registrano le righe articolo per taglia e colore, con quantità e costi. Le differenze tra ordinato e consegnato vanno annotate subito. Solo dopo questo controllo le quantità entrano nello stock disponibile alla vendita.
Per fare l'inventario con il lettore di barcode si scansiona l'EAN di ogni capo a scaffale, il software incrementa il conteggio della variante corrispondente e alla fine confronta il contato con la giacenza teorica. Le differenze diventano rettifiche di magazzino. Serve un'anagrafica con un EAN per ogni combinazione taglia e colore, altrimenti le scansioni non trovano corrispondenza.
Le varianti taglia e colore si gestiscono dando a ogni combinazione un'identità propria: EAN, giacenza e costo vivono a livello di variante, non di modello. Un capo in 4 colori e 6 taglie produce 24 referenze da tracciare una per una. Serve un'anagrafica che colleghi ogni variante al modello padre e la riconosca su ordini, DDT e fatture.
Il riassortimento è il riordino in corso di stagione dei modelli che stanno vendendo meglio, per evitare taglie esaurite sui best seller. Si fa quando il sell-through di una variante supera la soglia attesa e il fornitore ha ancora disponibilità: nella moda la finestra utile è spesso di poche settimane, tra la quarta e l'ottava settimana di vendita.
La curva taglie è la distribuzione delle quantità tra le taglie di uno stesso articolo, per esempio 1-2-2-1 su S, M, L e XL. I fornitori la usano per comporre i prepack, i negozi per ordinare in proporzione al venduto reale di ogni taglia. Una curva sbagliata lascia invenduto sulle taglie estreme e buchi di stock su quelle centrali.
La packing list è il documento che elenca il contenuto di ogni collo di una spedizione: quale scatola contiene quali articoli, in che taglia, colore e quantità. Serve a controllare la merce in arrivo collo per collo e a trovare subito le differenze rispetto al DDT. Nella moda è quasi indispensabile, perché una spedizione tipica arriva su più colli con curve taglie diverse.
Il sell-in è la merce che il negozio acquista dal fornitore; il sell-out sono le vendite al cliente finale. Confrontare i due valori mostra quanta merce resta in magazzino: se compri 100 capi e ne vendi 60, il 40% è capitale immobilizzato. Nel fashion il confronto va fatto per modello, colore e taglia, non solo sul totale.
La giacenza è la quantità di merce presente in magazzino in un dato momento; la rotazione misura quante volte quella merce si rinnova in un periodo. Si calcola dividendo il venduto per la giacenza media: con 80.000 euro di venduto al costo e 20.000 euro di giacenza media, la rotazione è 4. Più è alta, meno capitale resta fermo.