I due documenti rispondono a domande diverse. Il DDT dice cosa è entrato fisicamente in magazzino, la fattura dice cosa il fornitore ti chiede di pagare. Trattarli come se dicessero la stessa cosa è il modo più rapido per pagare merce mai arrivata.
Cosa dice l'uno e cosa dice l'altra
| DDT | Fattura | |
|---|---|---|
| Funzione | accompagna la merce durante il trasporto | documento fiscale della vendita |
| Risponde a | cosa e quanto è stato spedito | quanto devi pagare |
| Contiene | articoli, quantità, numero colli, vettore | prezzi, sconti, IVA, scadenze |
| Quando arriva | insieme alla merce | dopo, anche settimane (fattura differita) |
| Prezzi | di solito assenti | sempre presenti |
Con la fattura differita, il caso più comune negli acquisti tra aziende, il fornitore emette una sola fattura a fine mese che riepiloga più DDT. Una fattura può quindi coprire tre o quattro consegne diverse, e va quadrata contro tutti i DDT che richiama.
Perché ordine, DDT e fattura non coincidono
Il caso più frequente è il corto consegnato: hai ordinato 120 capi, il fornitore ne spedisce 96 perché alcune taglie sono esaurite. Il DDT riporta 96, e la fattura dovrebbe fare lo stesso. Poi ci sono i prezzi: l'ordine era stato confermato a 41 € al capo, la fattura arriva a 43 € perché nel frattempo il listino è cambiato o uno sconto concordato non è stato applicato. Su 96 capi sono 192 € di differenza che nessuno nota senza un controllo riga per riga.
Altri casi ricorrenti: errori di picking (colore diverso da quello ordinato, curva taglie sbagliata), omaggi e campionari in DDT che non vanno fatturati, resi in attesa di nota di credito che si mescolano con le nuove consegne.
Perché la ricezione deve riconciliare tutti e tre
Controllare la sola fattura non basta: può essere coerente con il DDT ma sbagliata rispetto all'ordine, ad esempio sui prezzi. Controllare il solo DDT non basta: la merce può essere giusta ma fatturata male. La quadratura utile è a tre vie, per ogni riga: quantità ordinata, quantità in DDT, quantità e prezzo in fattura. Nella moda la riga giusta è la variante, cioè modello più taglia più colore, perché è lì che si nascondono le differenze.
Come lo gestisce Agilo
Agilo legge ordine, DDT e fattura con l'AI, anche quando arrivano come PDF scansionati, CSV o Excel, e riconcilia più documenti della stessa spedizione in un unico carico. Le differenze tra i documenti emergono variante per variante, con EAN e prezzi, prima che il carico venga chiuso. Alla chiusura l'inventario si aggiorna con le quantità effettivamente ricevute.