Cosa serve prima di iniziare
Un inventario a barcode funziona solo se l'anagrafica è in ordine. Ogni variante, cioè ogni combinazione di modello, colore e taglia, deve avere il suo EAN registrato a sistema. Un piumino in 4 colori e 6 taglie fa 24 EAN diversi. Se a sistema esiste solo il codice articolo, il lettore leggerà il barcode ma il software non saprà su quale riga di stock assegnare il pezzo.
Serve anche una giacenza teorica di partenza. Il conteggio ha valore solo se c'è un numero con cui confrontarlo: senza teorico, l'inventario fotografa il negozio ma non dice quanto manca o quanto avanza.
Come si svolge il conteggio
Si divide il negozio in zone: scaffali, appenderie, retro, vetrina. Ogni capo viene scansionato una volta, e ogni lettura aggiunge 1 al contato di quella variante. Con un terminale o un'app si arriva a 400-600 pezzi l'ora per persona, quindi un negozio con 3.000 pezzi si chiude in una giornata con due persone.
A fine conteggio si esporta un file con EAN o codice articolo, taglia e quantità contata, e si confronta con il teorico:
| Variante | Teorico | Contato | Differenza |
|---|---|---|---|
| Piumino nero, taglia M | 5 | 4 | -1 |
| Piumino nero, taglia L | 3 | 3 | 0 |
| Camicia bianca, taglia S | 8 | 10 | +2 |
Il -1 può essere un furto o una vendita battuta sulla taglia sbagliata. Il +2 è quasi sempre un carico mai registrato o un reso rimesso a scaffale senza movimento. Le differenze confermate diventano rettifiche, così la giacenza torna a coincidere con la realtà.
Barcode sconosciuti e differenze
Capita sempre: etichette del fornitore mai caricate a sistema, capi di tre stagioni fa, EAN interni stampati male. La regola è non forzare nulla durante il conteggio. I pezzi non riconosciuti si accantonano in una lista separata e si sistemano dopo, creando la variante mancante o correggendo l'EAN in anagrafica. Assegnarli a caso a un articolo simile sporca lo storico e rende inutile l'inventario successivo.
Sulla frequenza ci sono due scuole. L'inventario completo si fa a fine stagione, tipicamente a fine gennaio e fine luglio dopo i saldi, quando lo stock è al minimo. L'inventario rotativo conta una categoria alla settimana (questa settimana la maglieria, la prossima il denim) e distribuisce il lavoro su tutto l'anno senza chiudere il negozio.
Come lo gestisce Agilo
Agilo costruisce l'anagrafica leggendo i documenti dei fornitori, anche PDF scansionati, CSV ed Excel, ed estrae con l'AI le varianti taglia e colore con EAN e prezzi. Il file dei conteggi si carica direttamente: le quantità vengono abbinate per codice articolo e taglia, senza reinserire nulla a mano.